مدارک لازم برای ثبت شرکت در دبی در سال ۲۰۲۵

دبی، شهری که به سرعت در حال تبدیل شدن به یک قطب جهانی تجارت و نوآوری است، دروازه‌ای جذاب برای کارآفرینان بین‌المللی محسوب می‌شود. فرآیند ثبت شرکت در دبی، به دلیل ساده‌سازی‌های دولتی و دیجیتالی شدن خدمات، اکنون روان‌تر از همیشه است. اما کلید موفقیت در این فرآیند، نه سرعت، بلکه آمادگی کامل و ارائه مدارک دقیق است. هرگونه نقص یا عدم تطابق در مستندات می‌تواند منجر به تأخیرهای طولانی و هزینه‌های اضافی شود. به‌عنوان یک متخصص در حقوق تجاری امارات، در این راهنمای جامع، کلیه مدارک لازم برای ثبت شرکت در دبی در سال ۲۰۲۵ را از سطح پایه تا جزئیات خاص مناطق آزاد و سرزمین اصلی، برای شما تشریح خواهیم کرد. هدف ما تضمین این است که شما از همان گام اول، مسیر موفقیت را انتخاب کنید.

تصمیم به شروع یک کسب‌وکار در دبی، تصمیمی بزرگ با پتانسیل سودآوری عظیم است. محیط مالیاتی جذاب، مالکیت ۱۰۰٪ خارجی و دسترسی به بازارهای جهانی، این شهر را به مقصدی ایده‌آل تبدیل کرده است. با این حال، ساختار قانونی امارات، به‌ویژه در رابطه با احراز هویت سهامداران و مدیران، مستلزم رعایت استانداردهای سختگیرانه‌ای است که برای حفظ شفافیت و جلوگیری از پولشویی وضع شده‌اند.

در سال‌های اخیر، دولت امارات متحده عربی (و دبی به طور خاص) فرآیند ثبت را به طور فزاینده‌ای الکترونیکی کرده است. این امر به معنای کاهش نیاز به حضور فیزیکی در مراحل اولیه است، اما در عین حال، دقت در اسکن و آپلود مدارک به زبان‌های صحیح (عربی و انگلیسی) و با کیفیت بالا، اهمیت بیشتری یافته است. درک دقیق از اینکه کدام مدارک برای مرحله اخذ مجوز (Trade License) و کدام یک برای مراحل بعدی مانند دریافت اقامت دبی مورد نیاز است، تفاوت بین راه‌اندازی سریع یک ماهه و تأخیرهای چند ماهه را رقم می‌زند.

۱. مدارک هویتی و شخصی سهامداران و مدیران (الزامات پایه)

این بخش شامل حداقل مدارکی است که برای شناسایی و احراز صلاحیت افراد کلیدی شرکت (سهامداران، مدیران، یا نماینده تام‌الاختیار) در هر نوع شرکت و منطقه‌ای (آزاد یا سرزمین اصلی) الزامی است.

الف. مدارک شناسایی معتبر

1. گذرنامه (Passport) معتبر:
   • کپی رنگی و با کیفیت از صفحه اول (صفحه مشخصات) و همچنین صفحات دارای مهر و ویزا.
   • اعتبار: حداقل ۶ ماه اعتبار الزامی است.
   • نکته تخصصی: برای جلوگیری از ابطال ویزای توریستی در حین پردازش ویزای سرمایه‌گذاری، باید قبل از شروع فرآیند، مطمئن شوید که ویزای توریستی شما منقضی یا لغو شده است.
2. عکس پرسنلی:
   • عکس جدید، رنگی، با پس‌زمینه سفید (مانند عکس‌های ویزا).
   • تعداد و فرمت: معمولاً به صورت فایل الکترونیکی (JPEG) با رزولوشن بالا درخواست می‌شود.
3. کارت شناسایی امارات (Emirates ID) (در صورت وجود):
   • اگر متقاضی یا مدیر از قبل مقیم امارات باشد، ارائه کپی کارت شناسایی الزامی است.

ب. مدارک اقامتی و ویزا (برای مراحل پس از ثبت)

برای درخواست ویزای سرمایه‌گذاری (Investor Visa) که پس از صدور مجوز شرکت صورت می‌گیرد:

1. ویزای ورود (Entry Permit): پس از تأیید اولیه، این ویزا توسط مراجع دولتی صادر شده و برای ورود به امارات یا تغییر وضعیت اقامتی از داخل کشور لازم است.
2. نتیجه آزمایشات پزشکی: نتایج تست‌های سلامت از مراکز مجاز دولتی دبی.
3. گواهی عدم سوء پیشینه (PCC): در برخی موارد و بسته به نوع فعالیت و منطقه، ممکن است گواهی عدم سوء پیشینه از کشور مبدأ یا دبی درخواست شود.

۲. مدارک حقوقی و مالی مرتبط با ساختار شرکت

این مدارک، ماهیت حقوقی کسب‌وکار شما را مشخص می‌کنند و جزئیات فعالیت تجاری شما را تأیید می‌کنند.

الف. اسناد مربوط به نام و فعالیت تجاری

1. فرم درخواست اولیه (Application Form):
   • تکمیل دقیق فرم‌های درخواست ارائه شده توسط مراجع ذی‌صلاح (DED برای سرزمین اصلی یا مرجع منطقه آزاد مربوطه).
2. سه نام پیشنهادی برای شرکت:
   • نام‌ها باید با قوانین نام‌گذاری امارات (عدم شباهت با نام‌های ثبت شده، عدم استفاده از الفاظ مذهبی یا توهین‌آمیز) مطابقت داشته باشند.
3. طرح تجاری (Business Plan) و لیست فعالیت‌ها:
   • ارائه شرحی دقیق از فعالیت‌های مورد نظر شرکت. این لیست باید به طور کامل با فعالیت‌های مندرج در مجوز تجاری شما همخوانی داشته باشد.

ب. اسناد مربوط به ساختار سازمانی

1. اساسنامه (Memorandum of Association – MOA) یا توافق‌نامه منطقه آزاد:
   • این سند، ساختار مالکیت، سهم سهامداران، نحوه تصمیم‌گیری و مدیران مجاز را مشخص می‌کند. در بسیاری از موارد، مشاوران حقوقی این اسناد را بر اساس قالب‌های استاندارد دبی تنظیم می‌کنند.
2. وکالت‌نامه (Power of Attorney – POA):
   • اگر فرآیند توسط نماینده حقوقی (مانند موسسات مشاوره‌ای) انجام می‌شود، وکالت‌نامه رسمی که به تأیید سفارت امارات و وزارت خارجه ایران رسیده باشد، الزامی است.

۳. مدارک اختصاصی بر اساس محل ثبت: سرزمین اصلی یا مناطق آزاد

نوع مدارک و نحوه تأیید آن‌ها بر اساس اینکه شما ثبت شرکت در دبی را در سرزمین اصلی (Mainland) یا یکی از مناطق آزاد (مانند JAFZA، DMCC) انجام می‌دهید، کمی متفاوت خواهد بود.

الف. الزامات اختصاصی سرزمین اصلی (Mainland)

1. اجاره‌نامه تأیید شده (Ejari):
   • برای شرکت‌های سرزمین اصلی، داشتن یک مکان فیزیکی (دفتر) با اجاره‌نامه رسمی که در سیستم دولتی Ejari ثبت شده و تأیید شده باشد، الزامی است.
   • توجه: این مدرک برای تأیید اولیه آدرس شرکت و صدور مجوز ضروری است.
2. تاییدیه نهادهای دولتی خاص:
   • برای برخی فعالیت‌های خاص (مانند بخش مالی، درمانی، مهندسی یا آموزشی)، تأییدیه‌های اضافی از نهادهای نظارتی مربوطه (مثل وزارت بهداشت، شهرداری، یا نهاد تنظیم مقررات مالی) مورد نیاز است.

ب. الزامات اختصاصی مناطق آزاد (Free Zone)

1. اجاره فضای کاری:
   • در بسیاری از مناطق آزاد، ارائه قرارداد اجاره میز کار اشتراکی (Flexi-desk) یا دفتر اختصاصی (Serviced/Physical Office) که توسط همان منطقه آزاد ارائه می‌شود، کفایت می‌کند.
2. تأییدیه عدم مخالفت (NOC):
   • اگر متقاضی یا یکی از شرکا در حال حاضر دارای ویزای اقامت یا کار در امارات باشد، ممکن است نیاز به ارائه گواهی عدم مخالفت (No Objection Certificate) از کارفرمای فعلی داشته باشد.

۴. الزامات بانکی و احراز تمکن مالی

علیرغم اینکه بسیاری از مناطق آزاد، الزام به واریز سرمایه اولیه نقدی را برداشته‌اند، اما ارائه برخی مدارک مالی برای شفافیت و فرآیندهای بانکی ضروری است.

الف. مدارک تمکن مالی (در صورت لزوم)

1. نامه بانکی و صورت حساب (Bank Statement):
   • در صورتی که نوع شرکت یا منطقه آزاد، نیاز به واریز سرمایه اولیه داشته باشد، نامه تأییدیه بانکی دبی مبنی بر واریز سرمایه، الزامی است.
   • توجه: حتی در صورت عدم نیاز به واریز اولیه، برای باز کردن حساب بانکی شرکتی، مدارک هویتی قوی و در برخی موارد صورت‌حساب بانکی شخصی مدیر/سهامدار از کشور مبدأ برای اثبات منبع درآمد و تمکن مالی درخواست می‌شود.

ب. الزامات قانونی AML/KYC

1. اثبات آدرس محل سکونت (Proof of Address):
   • ارائه یک قبض آب، برق، تلفن یا سند مالکیت مربوط به محل اقامت سهامدار در کشور مبدأ. این مدرک برای رعایت قوانین مبارزه با پولشویی (AML) و شناخت مشتری (KYC) ضروری است.
2. اظهارنامه مالیاتی (Tax Statement) یا گواهی منبع درآمد:
   • برای شرکت‌هایی که قصد فعالیت‌های مالی یا حجم بالای تراکنش دارند، اثبات منبع وجوه و شفافیت مالی سهامداران اهمیت بسزایی دارد.

۵. فرآیند تأیید، ترجمه و اخذ وقت سفارت

موفقیت در ارائه مدارک، به اندازه محتوای آن‌ها، به کیفیت و نحوه تأیید آن‌ها بستگی دارد.

الف. تأیید (Attestation) و ترجمه رسمی

1. تأیید مدارک (Legalization/Attestation):
   • کلیه مدارک صادر شده خارج از امارات (مانند وکالت‌نامه‌ها، گواهی ازدواج و غیره) باید به ترتیب توسط نهادهای زیر تأیید (Attest) شوند:
     • وزارت خارجه کشور مبدأ
     • سفارت امارات در کشور مبدأ
     • وزارت خارجه امارات (MOFA) در دبی.
2. ترجمه رسمی:
   • مدارکی که به زبان غیر از عربی یا انگلیسی هستند (مانند فارسی)، باید توسط مترجم رسمی تأیید شده و سپس مراحل تأیید را طی کنند.

ب. برنامه‌ریزی برای ورود و اقامت

در طول فرآیند، برای نهایی کردن مراحل مانند امضای قرارداد اجاره، افتتاح حساب و انجام آزمایشات پزشکی، حضور فیزیکی متقاضی در دبی الزامی است. اینجاست که هماهنگی برای دریافت وقت سفارت امارات برای اخذ ویزای ورود (در صورت نیاز) اهمیت پیدا می‌کند. مشاوره تخصصی در این مرحله، از بروز تأخیرهای ناخواسته جلوگیری می‌کند.

جمع‌بندی: آمادگی کلید موفقیت در ۲۰۲۵

فرآیند ثبت شرکت در دبی در سال ۲۰۲۵ با تأکید بیشتر بر شفافیت مالی و سرعت فرآیندهای دیجیتالی، آسان‌تر اما دقیق‌تر شده است. برای کسب‌وکار شما، تهیه یک “چک‌لیست” جامع و مطمئن شدن از صحت و تأیید رسمی تک‌تک مدارک، پیش‌نیاز اصلی موفقیت است.

به‌عنوان یک متخصص، اکیداً توصیه می‌کنم قبل از هرگونه اقدام، نوع شرکت و منطقه فعالیت خود را نهایی کرده و سپس با کمک مشاوران حقوقی معتبر، اطمینان حاصل کنید که تمامی مدارک لازم برای ثبت شرکت در دبی را دقیق و بر اساس آخرین الزامات دولتی (DED و مناطق آزاد) آماده کرده‌اید. آمادگی کامل در مدارک، نه تنها فرآیند اخذ مجوز را تسریع می‌بخشد، بلکه در مراحل بعدی دریافت اقامت دبی و افتتاح حساب بانکی شرکتی، مسیر هموارتری را پیش روی شما قرار خواهد داد. با این آمادگی، می‌توانید با اطمینان کامل، عملیات تجاری خود را در این مرکز جهانی آغاز کنید.

نوشته مدارک لازم برای ثبت شرکت در دبی در سال ۲۰۲۵ اولین بار در روزنامه رسالت. پدیدار شد.

source